仕事を効率化するためには？ 仕事を効率化できる人・できない人の特徴や、仕事の効率アップ法ご紹介！

同じ時間をかけているはずなのに、効率のいい人と悪い人では、仕事の進み具合に差が出てきます。できることなら、誰もが仕事を効率よく片づけたいものでしょう。しかし、効率よく精度の高い仕事をするには、一体どうすればよいのでしょうか？ この記事では、仕事を効率化するための方法を詳しく解説していきます。また、仕事を効率化できる人・できない人の特徴をはじめ、日常生活の中でチャレンジできる仕事の効率化の方法をご紹介します。すぐにでも実践できそうな仕事の効率アップ法を集めてみました。

仕事を効率化できる人の特徴

ここでは、仕事を効率化できる人の特徴を見ていきましょう。仕事の仕方も重要なのですが、仕事を効率化できる人は、仕事に取り組む姿勢が違うようです。

メモとリピート

効率よく仕事ができる人は、スタートラインから違います。仕事の指示を受けたときには必ずメモを取り、その内容をしっかりと把握するため、リピート（指示内容を反芻［はんすう］すること）を癖づけているのです。指示をリピートすれば、聞き逃しや不明点などをその場で解決できるようになります。

目標や目的を明確にする

業務の目標や目的が明確になっていることも、仕事を効率化できる人の特徴です。「何のために」「何を目指して」など、仕事の着地点を理解していれば、業務の無駄を省くことにもつながり、効率もよくなります。

時間厳守

仕事を効率化できる人は、時間を厳守するようにしています。自分の中で「今日は●時までに終わらせる」とゴールの時間を設定してから仕事に取り組むのです。時間厳守を目指せば、自然に集中力が高まり、仕事の効率も上がります。

仕事を点ではなく線で見る

仕事を効率化できる人は、物事を点ではなく線で見る特徴を持っています。最初に仕事の全容を見るようにすれば、業務の優先順位を把握できると知っているからです。全容を理解できれば、段取りもうまくつけられるので、仕事の効率化につながります。

臨機応変、柔軟性、妥協点も重視

効率よく仕事ができる人は、こだわりや執着心にとらわれません。もちろん、こだわりや執着心も仕事に大切な要素なのですが、ときに効率を悪くする原因にもなります。及第点を前提とした臨機応変な対応や、柔軟性、妥協点も重視するように心がけているのです。

仕事をができない人の特徴

業務の遅れやミスが多い、仕事を効率化できない人にも共通した特徴があります。どうやら、仕事に対する無計画さやこだわりの強さなどに原因があるようです。

仕事を理解していない

仕事を効率化できない人は、そもそも自分の仕事内容をあまり理解できていません。指示を聞き流し、メモを取らず、内容の確認も怠りがちです。本人は聞いているつもりでも、理解できていなければ効率よく仕事を進められないでしょう。

時間を決めない

ダラダラと時間を使うのも仕事を効率化できない人の特徴です。その日、そのときの締め切りやゴールを決めずに、いきあたりばったりで仕事をやっているため、結果的に時間だけが過ぎてしまいます。

優先順位をつけない

効率の悪い仕事をする人は、優先順位をつけられない傾向があります。仕事の組み立てや段取りができないため、何の考えもなく適当な業務に手をつけて、重要な仕事が遅れてしまうのです。無計画な仕事は、周りにも迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。

整理整頓が苦手

仕事を効率化できない人は、デスクやパソコン、書類などの整理整頓が苦手です。どこに何があるのか、自分で把握ができていなければ、仕事の効率が悪くなってしまうのも当然のことといえるでしょう。

完璧主義者

こだわりの強い完璧主義も、仕事の効率を悪くする人の特徴に挙げられます。完璧な仕事をしようとするあまり、フレキシブルな対応や妥協ができなくなるからです。また、仕事を抱えすぎるため、結果的に「仕事が遅い人」と周囲に思われてしまします。

仕事を効率化する方法

仕事の効率を上げるためには、どのような方法があるのでしょうか？ ここでは、すぐにでもはじめられる仕事の効率アップ法をご紹介します。

ToDoリストを作る

仕事の効率化を図るため、出社と同時にToDoリストを作りましょう。ToDoリストとは、別名「やることリスト」ともいわれる業務内容を書き出した一覧です。ToDoリストを作成することにより、その日にやるべき業務を明確に把握できるようになります。

優先順位を決める

仕事には、必ず優先順位をつけましょう。そのときの気分や思いつきではなく、締め切りが迫っている業務や、緊急性の高い案件などから片づけていくように意識してください。また、得意な仕事から先に取り組むことも効率化につながる方法といわれています。

タイムスケジュールを組む

タイムスケジュールを組み、業務の細分化を図りましょう。ひとつひとつの仕事を時間で区切り「これは●時までに終わらせる」と目標を定めるのです。モチベーションを維持するためにも、時間設定は重要なポイントになります。

報・連・相の徹底

報告・連絡・相談は、仕事の基本です。「●●はどうなった？」「聞いてないよ、そんな話」「なぜ相談しなかった？」などのやり取りは、上司はもちろん、自分の時間や労力をも無駄に費やし、実に非効率なものです。常に報・連・相の徹底を心がけるようにしてください。

システムやツール、アプリの有効活用

最新のシステムやツール、アプリを有効に活用しましょう。たとえば、共有すべき顧客情報や社員の予定などを社内や部署で一括管理することにより、さまざまな業務の時間短縮が図れます。利便性の高い製品を取り入れてみるのも仕事の効率性を上げる方法のひとつです。ただし、社内のルールを変更するのはひとりでは難しいものです。まずは、会社の予定表と自分の予定表を上手に同期させたり、パソコンで確認していた業務の進行管理ツールをスマホでチェックできるようにするなど、自分のできる範囲のレベルで効率化を目指していきましょう。

仕事を効率化するには、日常生活から変えていこう

仕事の効率化を目指すには、日々の過ごし方も大切です。睡眠や運動をはじめ、職場の人間関係にいたるまで、日常生活のなかに仕事を効率よく進めていくためのヒントが隠されています。

しっかりと睡眠をとる

効率のよい仕事をするためには、心身の調子を整える必要があります。そこで重要になってくるのが睡眠です。どれだけ仕事ができる人でも、睡眠不足では頭も冴えず、仕事の効率化は望めないでしょう。できることなら、1日7時間以上を目安に睡眠をとりましょう。

適度な運動

一週間に2～3回ほどの運動をおすすめします。心地よい適度な運動は、心身を元気にしてくれることでしょう。また、汗を流すことで気分がリフレッシュすれば、日頃のストレス解消にもなります。ただし、次の日に疲れを持ち越してしまいそうなハードな運動は避けたほうが無難でしょう。

周囲とのコミュニケーション

職場の人間関係を円滑に保つことも、仕事効率化の重要なポイントになります。普段から、周囲とのコミュニーションが上手にとれていれば、業務上も気軽に助け合うことができるはずです。誰かの力を借りるほうが、ひとりで抱え込むよりも仕事の効率化が図れるうえに、業務の品質も格段に向上するでしょう。

10～15分ほどのプチ仮眠

午後の眠気解消には、プチ仮眠を試してみてください。睡魔と闘いながら仕事をしても、効率は上がりません。午後に眠たくならないためにも、昼の休憩時間に短い仮眠をとりましょう。ベストな仮眠時間は10～15分程度でしょう。30分を過ぎてしまうと、かえってボーッとしたりするかもしれません。

空き時間を無駄にしない

空き時間を無駄にしないように心がけることも、仕事の効率化につながります。通勤時間や待ち時間を読書やスマホのデータ整理にあてるなど、日頃から空き時間を有効に使う癖をつければ、その姿勢が自然と仕事にも反映されるようになるでしょう。

仕事の効率化とは、意識や心がけの積み重ね

効率的な仕事ができるようになれば、おのずと余裕のある時間を手に入れることができるうえ、自分の評価にもつながるようになります。逆に、効率の悪い仕事を続けていれば、毎日ひたすら時間に追われ、仕事に対するモチベーションを下げてしまうことにもなりかねません。仕事の効率化とは、常日頃から業務に対する意識や心がけを積み重ねていくことです。「仕事を効率よくできない」「時間の使い方が悪い」などと感じている人は、すぐにでも仕事に取り組む姿勢を見直し、効率化を図るように努めていきましょう。

編集／FASHION BOX
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公開日：2020.07.29