ビジネスメールの正しい敬語の使い方｜印象がアップする便利なクッション言葉などをプロが伝授

素敵な人は「美しい敬語」を話す

丁寧に話しているつもりでも、間違った敬語を使っていては残念。自分の言葉遣いを見直して、その場にふさわしい敬語を話せるようになれば、もっと素敵な大人になれるはず。今回はビジネスメールでの正しい敬語の使い方を生きた敬語のプロとよばれる松岡友子先生に教わりましょう。

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一目置かれるビジネスメールの敬語を習得！

話し言葉では使わない、仕事のメールならではの表現をさりげなく使えるようになれば、ビジネスパーソンとしてよい印象を与えることができます。

×：役不足です
↓
○：力不足です

「人物の力量に比べて、役割が不相応に軽い」のが役不足、「役割に比べて、人物の力が足りない」のが力不足、取り違えると意味が真逆なので注意。

×：お世話様です
↓
○：お世話になっております

厳密には「お世話様です」は敬語ではありません。ビジネスシーン、特にメールで使うのはNG。「お世話になっております」という癖をつけましょう。

×：松本部長様
↓
○：総務部部長松本様

どこにでも様を付ける人がいますが、様は名前の後に付くもので、役職の後には付きません。この場合、役職を前に出して、名前に様と付けるのが正解。

×：取り急ぎ御礼まで
↓
○：取り急ぎ御礼申し上げます

メールのやり取りで「取り急ぎ」と付けて対応することは間違いではありませんが、「御礼まで」という言い回しは、文が完結していないので不適切です。きちんと言い切りましょう。

×：ご承知おきください
↓
○：お含みおきください

相手にあらかじめ了承してほしいことがある場合、「承知する」ではなく、ビジネスメールでは尊敬表現の「お含みおきください」としましょう。

×：ご拝受ください
↓
○：ご査収ください

拝受は謙譲語で、相手に対して拝受してというのは誤り。メールの添付データなどを確認してほしい時は「ご査収ください」が正しい表現です。

×：お体ご自愛ください
↓
○：ご自愛ください

文末の挨拶として使う「ご自愛ください」は「お体を大切になさってください」という意味。「お体」と付けると繰り返しになってしまいます。

×：ご教授ください
↓
○：ご教示ください

メールなどで教えてほしいことがある場合に、「ご教示ください」はよく使う便利な表現。音の響きが似ていますが「ご教授」ではありません。

×：拝啓敬具追伸
↓
○：ビジネスメールでは使わない

手紙ではよく使う言葉ですが、メール画面では「敬具」を右揃えで配置できないので省略可能です。なお「追伸」は、すぐに書き直せるメールでは使う必要がありません。

×：大丈夫です
↓
○：問題ございません

意味が複数ある「大丈夫」という言葉は、相手が混乱するので控えましょう。OKという意味なら「問題ございません」、不要という意味なら「必要ありません」とはっきり書くこと。

×：御社
↓
○：貴社

相手の会社のことを「御社」といいますが、メールでは「貴社」と書くのがベター。反対に、話し言葉で「貴社」を使うのは間違いとなります。

×：お許しください
↓
○：ご容赦ください

相手の期待に添えない時に使えるお詫びの表現「ご容赦ください」が使えるとスマート。「お許しください」だと少しつたない印象になります。

スマートに使いこなそう言いにくいことを伝える表現

仕事をするなかで、苦情や欠点の指摘、無理な要望などを伝えなければならない時があります。いいにくいことも、敬語を上手く使いこなせば相手に柔らかく伝えられます。

クッション言葉を使う

はっきり言ってしまうと角が立ったり、印象が強すぎたりする言葉の前に入れることで、相手への衝撃を和らげるクッションの役割を果たす言葉です。代表的な3つの言葉を使いこなせるようになったら、徐々にレパートリーを増やしましょう。

代表的なクッション言葉

・恐れ入りますが～
・恐縮ですが～
・申し訳ございませんが～

便利なクッション言葉

・失礼ですが～
・お手数をおかけしますが～
・差し支えなければ～
・ご迷惑をおかけしますが～
・誠に勝手ながら～

依頼形で話すようにする

目上の人や取引先など、相手に何かをお願いする場合、「〜していただけますか」で終わる依頼形で話す癖をつけましょう。例えば「書いてください」のように「～てください」とお願いすることがあります。これももちろん丁寧な言い方ですが、「〜てください」という言い方は、あくまで「命令形」の域を出ていません。丁寧に命令されたというニュアンスで受け取られる可能性もあるので、誤解されないためにも、「書いていただけますか」という書き方を身につけましょう。

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