オンライン会議で気をつけたいマナーとは? スマートな名刺交換の方法も紹介

オンライン会議で名刺交換はどうすればいい?新しい生活様式のビジネスマナー

出典: FASHION BOX

クライアントとの会議に、オンラインで参加する機会が増えたという人も多い。しかし、実際に対面しての会議では当たり前にできるビジネスマナーも、オンラインでは勝手が異なることも。マナーはあくまで相手への気遣い。オンライン会議時に相手が快適に参加できるような振舞い方や、多くの人が頭を悩ませている名刺交換の方法についてご紹介。

≪目次≫
●身だしなみは大丈夫? オンライン会議の前にチェックすべきこと
●おさえておきたい! スマートなオンライン会議テクニック
●教えてくれたのは……

 

身だしなみは大丈夫? オンライン会議の前にチェックすべきこと

リモート会議でもマナーは必要だが、重視しなくてはならないのは、あくまで効率アップであり、あまりにマナーを優先して非効率になってしまうのは避けたいところ。
会社の方針にもよるが、必要なマナーは社会人として常識的なレベルが求められる。たとえば身だしなみ。いくら自宅での作業とはいえ、リモートで顔を合わせるときには寝ぐせなどは直しておき、普段がスーツ出勤なら、服もシャツぐらいは着ておくべきだろう。
もうひとつ注意すべきは音。自宅では、さまざまな生活音が入りやすく、そうした雑音をイヤホンで聞くと相手にとってのストレスにもなりかねない。また、背景の映り込みはプライバシーにも関わるし、視覚的にも見栄えがよくない。そこで、ほとんどの会議ツールなどに標準で搭載されている「ミュート(消音)機能」や「背景画像の変更機能」などを活用したい。
また、初めて会うクライアントなどとの名刺交換には名刺アプリなどを活用するか、自分の名刺交換用のバーコードを作り、リモート会議の背景画像などを用いて共有するという方法もある。

ワンポイントアドバイス!
ビデオ通信は最低限でOK

「ネットワークに負荷がかかるため、ビデオは常にオンにしておかなくてもOK。しかし、関係構築ができていないチームでは、冒頭の2分だけビデオをオンにして心理的安全性を確保しましょう」
(テレワークのプロ 越川慎司さん)

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おさえておきたい! スマートなオンライン会議テクニック

背景を変えて見栄えをよくする

オンライン会議で気をつけたいマナーとは? スマートな名刺交換の方法も紹介
「Zoom」の背景画像変更やミュート機能で相手の視覚的・聴覚的ストレスを軽減できる
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オンライン会議で気をつけたいマナーとは? スマートな名刺交換の方法も紹介
会議の際には、スーツでなくともシャツを着る程度の身だしなみは必要
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オンラインで名刺交換

●アプリを利用

名刺交換アプリ「Eight」は、パソコン、スマホどちらからでも、名刺の整理、閲覧が可能。

オンライン会議で気をつけたいマナーとは? スマートな名刺交換の方法も紹介
名刺交換アプリ「Eight」
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●アプリを使わない方法

オンライン会議で気をつけたいマナーとは? スマートな名刺交換の方法も紹介

名刺を撮影するだけで登録でき、オンライン名刺交換用のバーコードを作れる。会議ツールの背景に組み込めば簡単に名刺交換できる。

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教えてくれたのは……

株式会社クロスリバー代表取締役社長
越川慎司(こしかわ・しんじ)さん

【Profile】
株式会社クロスリバー代表取締役社長、株式会社キャスター・Anywhere事業責任者。国内外の通信会社、WebExを経て、2005年に米マイクロソフト本社に入社。日本マイクロソフトに転籍後、PowerPointやExcel・Word・Teamsなどの担当役員を務める。2017年に株式会社クロスリバーを設立し、ITをフル活用してメンバー全員が複業でテレワーク、週休3日を実施。延べ600社以上に、ムダな時間を削減し社員の働きがいを高めながら利益を上げていく「儲け方改革」の実行を支援。これまでに書籍を7冊出版し、講演・メディア出演多数。定額制オンライントレーニングサービス「Smart Boarding」にて特別講座を提供。

(抜粋)

オンライン会議で気をつけたいマナーとは? スマートな名刺交換の方法も紹介

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監修:越川慎司

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編集:鈴木ユータ、吉澤亨史、田口学(アッシュ)
編集協力:株式会社ループスプロダクション
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