なぁなぁになっていませんか? 今さら聞けない「電話対応」の基本

出典: FASHION BOX

声と言葉だけでのコミュニケーションだからこそ、マナーを心得ているかが肝に。きちんとした対応ができているか今一度チェック!

 

電話をかけるとき

出典: FASHION BOX

「私、○○社の××と申します。いつもお世話になっております」

取り次ぎしてくれる人が出たら、まずは「いつもお世話になっております」とあいさつ。そして会社名と自分の名前をはっきり伝える。

「恐れ入りますが、○○部の▲▲様にお取り次ぎ願えますか?」

話したい相手を伝える。相手の名前は「役職名+名前+敬称(様や先生)」で呼び、「お取り次ぎ願えますか? 」とお願い口調にする。

「○○社の××です。いつもお世話になっております。今、お時間よろしいでしょうか?」

話したい相手と繋がったら、改めてあいさつをして名前を伝える。用件を話す前に、先方の都合を伺うことを忘れずに。

「失礼いたします」

相手の都合を考え、用件を伝えたらお礼とあいさつを伝え、電話を切る。かけた側から切るのが基本なので、自分から切り出してOK。

 

電話を受けるとき

「はい! ○○社▲▲部です」

電話が鳴ったら、2コール以内に出るように心がける。それ以内に出られなかった場合は、第一声を「お待たせいたしました」に変える。

「××株式会社の★★様でいらっしゃいますね」

電話相手が名乗ったら、必ず会社名と名前を復唱して確認。もし名乗らなかった場合は、失礼な口調にならないように促す。

「お世話になっております。部長の○○でございますね。少々お待ちいただけますか」

あいさつを伝えたら相手の用件を伺う。電話を転送するときは、必ず保留ボタンを押して呼び出す。電話口を手で押さえるのはNG。

~不在の場合~

「お待たせいたしました。大変申し訳ございません。ただいま○○は外出中でございまして、17時ごろには戻って参る予定でございます」

名指し人が不在だった場合は、取り次げない理由と連絡がつくタイミングを伝える。こちらから連絡をするなど、今後の対応も提案する。

 

(SPRiNG編集部)
illustration_KAORI FUNAKOSHIYA
text_SONOKO TOKAIRIN
編/FASHION BOX
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