今回は日常的に意識しておきたい話し方と、スムーズに会話を運ぶため、事前に準備しておくといいポイントをシーン別にまとめました。どれも少し意識するだけで印象がよくなるとっておきの技です。ぜひ実践してみましょう！
≪目次≫
●初めて訪問する先では……
●下調べができていなければ……
●自己開示で心の距離を縮める
●電話をかけるとき……
●プレッシャーを感じる電話応対……
●飲み会や懇親会の場で……
初めて訪問する先では……
もしそこが会社でホームページが存在するなら、事前に下調べをして「共通の話題」を見つけておくのは最低条件。どんなものをつくっているのか、どんなことをする会社なのか知っておけば、名刺交換のあとに「御社の製品に●●がありますよね。じつは普段よく食べていて、大好きなんです」などのプラスのひと言が言えます。そうすると相手も「ありがとうございます。●●は弊社のなかでも人気がある商品でして、みなさんにそう言って頂けます」などという会話が生まれます。その後のやり取りの雰囲気もよくなるはずです。このように「共通の話題」を事前に用意しておくことでその場をあたためることができ、初対面の人とも気持ちの良い関係を築けます。
下調べができていなければ……
相手方にホームページがなければ下調べができないでしょうか？ もしも事前に「共通の話題」を見つけることができないのであれば、その場で目に映っているものを話題にするのがおすすめです。たとえば、飲食店で会うなら「良い雰囲気のお店ですね」「こちらにはよくいらっしゃるんですか？」などと振ってみると、そこから会話が広がることがあります。また、質問するばかりではなく、逆に自分から話題を出すことも効果的です。「先日、家族で京都へ行きまして」と話すと「わたしの親族が京都にいるんです」などという話題が見つかることもあります。このように初対面のときは「共通の話題」を事前かあるいはその場で考えてみることをこころがけましょう。
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自己開示で心の距離を縮める
外見ではわからない自分のことを相手に伝え、聞き手との心の距離を縮めることを、心理学では「自己開示」といいます。自己紹介のときは「自己開示」して相手に親しみを持ってもらいましょう。「趣味、出身地、年齢、血液型」など話題はなんでも大丈夫。相手の外見からはわからないことを聞かされると、人は親しみを持つもの。たとえば、誕生日が近い人や出身地が同じ人に、親近感を覚えたことはないでしょうか？ こころの距離を縮める自己開示は、緊張した雰囲気を改善させるだけでなく、コミュニケーションを円滑にする役割があります。とくに研修やプレゼンの場合は、内容や聞き手のこころに届きやすい効果も。
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電話をかけるとき……
電話前に「相手の名前、部署、用件」などの要点をメモしておくこと。相手の名前は、同じ名字の人がいる可能性を考えて、ちゃんとフルネームで確認しておくようにします。電話のあとはメールを送り、用件が間違って伝わっていないかを防ぐことをこころがけましょう。日にちや時間を電話で決めた場合はとくに伝わり間違いに要注意です。うまく電話応対をすれば、相手は「しっかりしている」と感じ、信用も上がるはず。しかし、拙（つたな）くしどろもどろな応対をしてしまうと、あなたもあなたの会社も頼りないという評価になるから気をつけましょう。
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プレッシャーを感じる電話応対……
電話応対に慣れないうちは基本のフレーズを覚えておくようにします。「お電話ありがとうございます。●●社の○○でございます。部長の□□でございますね。少々お待ちください」といった文章のメモを手元に用意しておき、電話に出たときに読み上げると間違いがないです。何度か繰り返すことで、メモを見なくてもすらすら言えるようになるはずです。ここでの注意は答えられない質問にいい加減なことを言わないこと。わからないときは内容や用件を聞き、スピーディに担当者へ取り次ぐことです。専門的な内容で全く理解できないときは「大変恐れ入ります。その件につきまして、詳しい担当者に代わらせて頂きます」と伝えること。電話に出た人が会社の代表です。失礼な態度で会社の評判を落とさないようにしましょう。
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飲み会や懇親会の場で……
なにも準備がないまま、突然挨拶を指名されたとき、うまく話をまとめることは難しいもの。もしものときに備えて準備をすることで、あとで「こういえばよかった」と後悔せずに済みます。ポイントは「その場の雰囲気を観察し、もし指名されたときはなにを話すか」を常に考えておくことです。突然の指名での挨拶は、長々と話せば話すだけ場がしらけてしまいます。このような場では、短ければ短いほどキレが増すものです。たとえば、飲み会の席では「今日の懇親会、みなさんと話ができてとても嬉しく思います。また明日から気を引き締めて仕事に取り組んでいきましょう。最後に、今日の幹事をしてくれた○○君に大きな拍手を」と、幹事へのねぎらいの言葉をひと言添えるだけで抜群にいい挨拶になります。
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編集／オフィス三銃士
執筆／大木不二、安藤丸男
WEB編集／FASHION BOX
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